MindGenius Online entrega de manera eficiente
En Gestión de Proyectos
Sharon Driver, propietaria y directora de GSD Project Management Ltd, se especializa en consultoría y formación en planificación estratégica y gestión de proyectos. El enfoque de "Plan para tener éxito" de GSD se basa en 25 años de experiencia operativa, un historial comprobado de entrega de cambios positivos y una apreciación del compromiso y la comunicación de las partes interesadas. Sharon ha sido una ávida usuaria de MindGenius para la gestión de proyectos complejos desde 2012 y recientemente compartió sus puntos de vista sobre su experiencia en la gestión de un gran proyecto de fusión universitaria utilizando MindGenius, así como sus impresiones iniciales de MindGenius Online.
En 2012, Sharon fue nombrada Gerente de Proyectos de Fusión para la fusión de tres universidades en Ayrshire, Escocia en una gran universidad insignia: Ayrshire College a partir del 1 de agosto de 2013.
Este importante proyecto duró hasta marzo de 2015 e involucró a Sharon liderando todos los aspectos de planificación estratégica, diseño de proyectos, desarrollo y ejecución operativa para cumplir con un cronograma y presupuesto gubernamentales agresivos para la fusión y luego desarrollar y entregar la integración de procesos y sistemas para la universidad fusionada.
PROYECTOS COMPLEJOS MÚLTIPLES
El tamaño, la naturaleza y la complejidad de este proyecto de alto perfil trajo muchos desafíos durante una época de cambio cultural significativo, que incluyen:
- Establecer una dirección estratégica y planes estratégicos en un entorno complejo de partes interesadas;
- Integración y adaptación al cambio de alcance dinámico dentro de un proyecto en evolución;
- Identificación y entrega de actividades críticas para operar como una sola institución, como cumplimiento legal, infraestructura organizacional, infraestructura de TIC para servicios universitarios y comunicación en múltiples campus, integración de sistemas comerciales críticos (por ejemplo, admisiones / aplicaciones, recursos humanos, sistemas financieros), cambio de marca. y revisión curricular regional;
- Aprovechar la experiencia y la experiencia existentes de los flujos de trabajo interuniversitarios para desarrollar planes de acción para cumplir con los objetivos estratégicos tanto antes como después de la fusión
“Para mí, los beneficios más destacados de MindGenius Online son las oportunidades para el trabajo colaborativo en tiempo real y la interfaz del panel de control. Ser capaz de planificar, adaptar, administrar, monitorear e informar dentro de una herramienta de administración de proyectos permite a los equipos de proyectos obtener el equilibrio óptimo entre la acción del proyecto y la administración del proyecto. Como usuario actual y defensor de MindGenius, estoy emocionado de ver a MindGenius Online crecer en capacidad y funcionalidad y convertirse en un verdadero cambio de juego para todos los involucrados en la gestión de proyectos ".
Con un fuerte enfoque en la estrategia, la preparación y la planificación minuciosa, el primer enfoque de Sharon fue utilizar MindGenius para mapear y visualizar el alcance de los proyectos, comenzando con el análisis de las partes interesadas y la estrategia de comunicación.
Sharon tenía experiencia en otras herramientas de mapas mentales y también en herramientas de planificación lineal como MS Project en el pasado, pero siguiendo una recomendación de un colega, descubrió que MindGenius proporcionaba un enfoque más claro y atractivo para ayudar a la claridad de propósito y gestionar el cambio dinámico directamente desde el comienzo. Sharon declaró:
"Los mapas mentales ayudaron a involucrar al personal en todos los niveles de la organización, ya que podían ver claramente que el plan tomaba forma y podían ver su propia contribución en lugar de sentirse limitados y abrumados por el formato lineal de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos"
VISIBILIDAD Y SEGUIMIENTO DEL PROGRESO
Sharon utilizó MindGenius para visualizar y estructurar las fases y tareas del proyecto y pudo aprovechar los mapas para comunicar los requisitos y los entregables tanto a la alta dirección como a las partes interesadas del proyecto. La capacidad de exportar mapas a Excel también resultó valiosa como base para crear paneles de control para realizar un seguimiento y ejecutar los entregables del proyecto con cada uno de los flujos de trabajo. En un punto dentro de la ruta crítica de la fusión, había 18 planes de proyectos simultáneos en varias etapas dentro del ciclo de vida del proyecto con múltiples flujos de trabajo. Tras la finalización del exitoso proyecto en el desafiante marco de tiempo, Sharon y el equipo apreciaron lo fundamental que demostró ser MindGenius para proporcionar una imagen más clara de los requisitos y los problemas clave que surgen del mapeo preliminar:
"MindGenius fue invaluable al ayudarme a recopilar y asimilar rápidamente grandes volúmenes de información de 3 universidades diferentes para identificar actividades críticas para cumplir objetivos estratégicos y establecer hitos y fechas límite"
EMOCIONADO POR EL FUTURO Y DESARROLLO DE MINDGENIUS ONLINE
Con respecto a la gestión de proyectos de los desafíos actuales que Sharon enfrenta ahora, ahora ha comenzado a usar MindGenius Online y reconoció instantáneamente los beneficios de la nueva funcionalidad y lo beneficioso que hubiera sido tener esto durante el proyecto de fusión de la Universidad. En un proyecto complejo que involucró a 8 campus universitarios en Ayrshire, la capacidad de colaboración en línea habría ayudado con la administración del tiempo y los costos de viaje para las reuniones de flujo de trabajo y también para el seguimiento del progreso en tiempo real.
Durante su prueba gratuita, le mostraremos cómo MindGenius Online hará que la gestión de proyectos sea más simple, más completa, y más agradable….
