Grupos de procesos de gestión de proyectos
Recibir un proyecto puede parecer abrumador al principio: una gran cantidad de trabajo, tareas individuales que deben planificarse, gestionarse y completarse a tiempo. Algunas tareas pueden depender de que otras se completen primero antes de que puedan comenzar.
El enfoque más sencillo es dividir las cosas en fases. Esto es lo que hacen los procesos de gestión de proyectos. Es un enfoque estructurado para llevar el proyecto de principio a fin a tiempo, dentro del presupuesto y según el estándar esperado para que el resultado final cumpla con los requisitos originales.
El cuerpo de conocimientos sobre gestión de proyectos de PMI divide estos procesos en 5 fases:
Inicio del proyecto - Planificación del proyecto - Ejecución del proyecto - Seguimiento y control del proyecto Cierre del proyecto
1. Iniciación del proyecto
La iniciación es la primera fase del ciclo de vida del proyecto y se trata de obtener la aprobación para que el proyecto continúe, esto se puede hacer al decidir el valor y la viabilidad del proyecto. El siguiente ejemplo muestra los temas que deben tenerse en cuenta y es una guía útil para una sesión de lluvia de ideas de inicio de proyecto.
En esta etapa se pueden producir dos documentos para ayudar en la toma de decisiones:
- El documento de caso comercial que describe la justificación del proyecto e incluye una descripción general de los beneficios financieros generales y
- El estudio de viabilidad que examina los objetivos, el cronograma y los costos del proyecto para decidir si se debe seguir adelante.
Durante el inicio, se identificarán las partes interesadas y se nombrará al gerente del proyecto si aún no lo estaban. El resultado de esta fase es la Carta del Proyecto, este es el documento que autoriza el avance del proyecto y la asignación de recursos al proyecto.
El resultado en esta etapa es:
- Desarrollar la Carta del Proyecto
- Identificar las partes interesadas
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2. Planificación de proyectos
Una vez que se ha dado el visto bueno a un proyecto y se ha elaborado la Carta del Proyecto, puede comenzar la planificación. El éxito del proyecto depende de un proceso de planificación sólido que sirva como guía para todo el equipo del proyecto a lo largo del proyecto y, si se hace con precisión, debe mantener el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
El proceso de planificación producirá el plan de gestión del proyecto y los documentos del proyecto. El plan de gestión del proyecto inicial elaborado y acordado durante la planificación formará la línea de base del proyecto.
El plan de gestión del proyecto detallará cómo se obtendrán los recursos, los requisitos financieros y los procesos para la adquisición de materiales. El equipo del proyecto se referirá al plan para la dirección de los resultados de cada etapa del proyecto, la mitigación de riesgos, los criterios de aceptación, los planes de comunicación y cómo se gestionarán los proveedores.
El resultado en esta etapa es:
Descargue este mapa mental de planificación de proyectos en MindGenius
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3. Ejecución del proyecto
La ejecución del proyecto es la finalización del trabajo descrito en el plan que se requiere para cumplir con los entregables del proyecto. Por eso la planificación es tan importante: si la planificación es incorrecta, la ejecución fallará.
Los gerentes de proyecto dirigen a los miembros de su equipo en la ejecución del proyecto asignando recursos y manteniendo a los miembros del equipo enfocados en la entrega.
Durante esta fase, el presupuesto del proyecto, los recursos y las asignaciones de tiempo comienzan a agotarse. A medida que avanza el trabajo, pueden surgir solicitudes de cambio que alterarán los planes, documentos y podrían resultar en una línea de base revisada.
El resultado en esta etapa se muestra a continuación en una práctica lista de verificación:
Descargue este mapa mental de ejecución de proyectos en MindGenius
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4. Seguimiento y control del proyecto
La fase de seguimiento y control de la gestión del proyecto es donde se realiza un seguimiento y se revisa el progreso y es donde se identificarán los cambios necesarios al plan original.
El monitoreo es el análisis de datos de desempeño, produciendo medidas de desempeño e informando sobre los resultados. El control es la comparación del desempeño real y el desempeño planeado y la implementación de acciones correctivas cuando sea necesario. El proceso implica:
- Evaluar las solicitudes de cambio y decidir la respuesta adecuada
- Anticipar problemas potenciales para recomendar acciones correctivas o preventivas.
- Monitoreo de las actividades del proyecto contra el plan de gestión del proyecto y la línea de base
- Gestionar los procesos de control de cambios, asegurando que solo se implementen los cambios aprobados.
La fase de seguimiento y control de un proyecto a menudo se realiza junto con la fase de ejecución, ya que el desempeño del proyecto se supervisará durante la ejecución.
Es a través del proceso de seguimiento y control que el equipo puede garantizar que los entregables del proyecto cumplan con las expectativas de lo que se acordó originalmente. Es este nivel de vigilancia constante y atención a los detalles lo que hace que un proyecto funcione sin problemas y en el buen camino.
El resultado en esta etapa se describe a continuación en una lista de verificación:
Descargue esta lista de verificación de control y supervisión de proyectos en MindGenius
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5. Cierre del proyecto
La fase de cierre del proyecto hace exactamente lo que dice: es el cierre formal de un proyecto y la entrega de los entregables. Recuerda que, por naturaleza, un proyecto es un trabajo temporal, por lo que llegará a su fin.
Además de la entrega de los entregables, el cierre del proyecto incluye comunicar la finalización a las partes interesadas y liberar los recursos del proyecto para que estén disponibles para otros proyectos.
Un componente clave del cierre de un proyecto es realizar una sesión de lecciones aprendidas para aprender de lo que salió bien y lo que salió mal para que estos procesos se puedan aplicar a proyectos futuros y ayudar a los equipos de proyecto a tener más éxito.
Esta etapa también abordaría el cierre anticipado de un proyecto donde ha sido cancelado.
Esta etapa final solo incluye una salida y es simplemente:
- Cerrar proyecto o fase
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Resumen
Estas 5 fases del proyecto se combinan con las diez áreas de conocimiento de gestión de proyectos para ayudar a cualquier persona a gestionar proyectos exitosos de cualquier tamaño.
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