Áreas de conocimiento de gestión de proyectos
Además de los Grupos de Procesos del Proyecto, el PMI ha definido 10 Áreas de Conocimiento del Proyecto. Cada uno está definido por un conjunto de procesos, entradas, salidas, herramientas y técnicas.
Las 10 áreas de conocimiento se utilizarán la mayor parte del tiempo en cualquier proyecto.
Los proyectos más pequeños pueden no entrar en tantos detalles como los proyectos a gran escala, pero las bases del éxito seguirán siendo las mismas y todo comienza con estas Áreas de Conocimiento del Proyecto aplicadas en la práctica a través de los Grupos de Procesos.
Las 10 áreas de conocimiento se utilizarán la mayor parte del tiempo en cualquier proyecto.
Los proyectos más pequeños pueden no entrar en tantos detalles como los proyectos a gran escala, pero las bases del éxito seguirán siendo las mismas y todo comienza con estas Áreas de Conocimiento del Proyecto aplicadas en la práctica a través de los Grupos de Procesos.
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1. Gestión de la integración
El Project Management Institute define la Gestión de Integración de Proyectos como:
“Los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de gestión de proyectos dentro de los grupos de procesos de gestión de proyectos”
En términos más simples, la gestión de la integración se trata de administrar recursos, equilibrar las demandas de los grupos de interés, considerar enfoques alternativos, seleccionar los procesos de trabajo que cumplan con los objetivos del proyecto y gestionar las dependencias entre las diferentes áreas de conocimiento.
En la entrega del proyecto, cada uno de los procesos seguidos se superpondrá y la gestión de la integración es simplemente cómo gestionar cada uno de esos procesos superpuestos de una manera que cumpla con los requisitos de las partes interesadas y la entrega exitosa del proyecto terminado.
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Desarrollar el plan de gestión del proyecto:
Una vez que se dé el visto bueno a un proyecto y se elabore la Carta del Proyecto, comenzarán los procesos de planificación. El resultado de lo cual será la creación del Plan de Gestión del Proyecto.
Dirigir y administrar el trabajo del proyecto:
Una vez que se completa la planificación, el director del proyecto y el equipo comienzan a trabajar en las tareas identificadas en el plan que resultarán en la finalización del proyecto. Esto también incluirá la implementación de cualquier solicitud de cambio aprobada.
Gestionar el conocimiento del proyecto:
Un proyecto depende de que las personas del equipo conozcan el trabajo necesario para cumplir los objetivos. Administrar el conocimiento del proyecto significa saber qué conocimiento existe dentro del equipo y qué brechas deben llenarse a través de la capacitación para ejecutar el proyecto.
Supervisar y controlar el trabajo del proyecto:
Ningún proyecto puede mantenerse encaminado sin un seguimiento adecuado de las actividades para identificar problemas o cuellos de botella o que el equipo o los materiales no estén disponibles cuando se necesitan. Los procesos de seguimiento y control aseguran que el desempeño esté en línea con el plan del proyecto.
Realice el control de cambios integrado:
A medida que avanza un proyecto, es probable que ingresen solicitudes de cambio. El control de cambios integrado es el proceso de administrar estas solicitudes a través de la revisión, aprobación e implementación, así como de comunicar las decisiones en todo momento.
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Cerrar proyecto o fase:
Un proyecto está completo cuando los entregables se entregan y aprueban. La gestión de este proceso implica asegurarse de que las reuniones de cierre estén programadas y de que la documentación final del proyecto esté actualizada y completa.
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2. Gestión del alcance del proyecto
La Gestión del Alcance del Proyecto se refiere al trabajo real involucrado en el proyecto y el proceso de gestión del alcance dará como resultado dos documentos clave del proyecto, la Declaración del Alcance del Proyecto y la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS).
Sin una definición clara del alcance del proyecto y un acuerdo sobre ese alcance, indudablemente surgirán problemas que tendrán un impacto negativo en el proyecto.
El alcance del proyecto establece lo que se incluye en el proyecto y, lo que es igualmente importante, lo que no se incluye. Comunicar claramente el alcance a todas las partes interesadas garantiza que no haya debate sobre esto en una etapa posterior si surgen preguntas sobre por qué no se entregó algo; puede consultar fácilmente el acuerdo de alcance original para confirmar lo que es correcto.
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Los procesos involucrados en la Gestión del Alcance del Proyecto son:
Planificar la gestión del alcance:
El primer paso es crear el plan de gestión del alcance que documentará cómo se definirá el alcance del proyecto e incluirá detalles sobre cómo se definirá, validará y controlará a lo largo de la vida útil del proyecto. El plan de gestión del alcance incluye los procesos sobre cómo se prepararán la declaración del alcance del proyecto y la EDT y cómo se acordará y aprobará la línea base del proyecto.
Recopilar requisitos:
El proceso de recopilar todos los requisitos del proyecto forma un elemento clave de la gestión del alcance del proyecto y debe ser un ejercicio de descubrimiento en profundidad que implique recopilar los pensamientos de todas las partes interesadas sobre cuáles son sus expectativas del resultado del proyecto. El resultado de este ejercicio es una lista completa de todos los requisitos del proyecto.
Hay varios medios por los cuales se puede llevar a cabo la recopilación de requisitos y estos incluyen:
- Entrevistas
- Grupos de enfoque
- Talleres / reuniones facilitados
- Cuestionarios / encuestas
- Sesiones de lluvia de ideas
Una vez que se recopilan los requisitos, es necesario recopilarlos, analizarlos y comprender completamente lo que significa cada punto. La lista de requisitos se incorporará a la creación de la declaración del alcance del proyecto y la estructura de desglose del trabajo. No todos los requisitos identificados en esta etapa se incluirán en el proyecto.
Definir alcance:
Los resultados del proceso de recopilación de requisitos se incorporarán a la definición del alcance del proyecto. Esto incluye una descripción completa y detallada del proyecto y los entregables acordados. La definición del alcance del proyecto describirá los requisitos y expectativas de las partes interesadas y el trabajo que se requerirá para cumplir con ese resultado.
El beneficio de esta descripción detallada del alcance del proyecto es que existe un acuerdo claro sobre lo que el proyecto incluye y no incluye y también los criterios de aceptación establecidos por las partes interesadas.
El resultado del proceso de definición del alcance es la Declaración del alcance del proyecto, que es la descripción detallada del proyecto, los entregables, las suposiciones realizadas y las limitaciones que rodean el proyecto. Es importante destacar que, además de detallar lo que está involucrado en el proyecto, la declaración del alcance detallará lo que no está incluido. Este acuerdo establece expectativas para todas las partes interesadas sobre lo que no se entregará para evitar confusiones al finalizar una fase del proyecto o el proyecto en sí.
Los criterios de aceptación del proyecto se detallarán en la declaración del alcance del proyecto. Nuevamente, esto evita cualquier confusión para el equipo del proyecto sobre lo que las partes interesadas aceptarán como entregables del proyecto. Todos saben claramente desde el principio lo que se espera de ellos.
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Crear estructura de desglose del trabajo (WBS):
La estructura de desglose del trabajo o WBS es una parte importante de la gestión del alcance del proyecto. Permite al director del proyecto desglosar la declaración del alcance de alto nivel en paquetes de trabajo manejables que entregarán los entregables acordados del proyecto. El proyecto general se puede dividir desde el título en grupos de trabajo y luego en piezas individuales de trabajo dentro de cada uno de esos grupos.
Un buen ejemplo es la construcción de una caseta de jardín. Comenzaría con el título del proyecto de Build Garden Shed y luego continuaría con los entregables o paquetes de trabajo de cimientos, construcción, componentes internos y eléctricos. Debajo de cada uno de ellos habría paquetes de trabajo de nivel 2 y 3. La siguiente imagen muestra todo esto desglosado en cada nivel. Dentro de la WBS también puede asignar costos a cada unidad de trabajo y acumularlos a cada nivel y, en última instancia, al costo general del proyecto.
La estructura de desglose del trabajo toma efectivamente el enunciado del alcance del proyecto, lo divide en paquetes de trabajo y crea un marco de cómo se entregará el proyecto. Una vez que la declaración del alcance y la EDT se preparan y acuerdan, forman la línea de base del alcance del proyecto que se establece para el proyecto.
Validar el alcance:
La validación del alcance de un proyecto es el punto en el que el cliente, solicitante del proyecto, producto o servicio acepta lo que se establece en la definición del alcance o la declaración del alcance del proyecto. Esto resultará en la aceptación formal de cada entregable.
Esta aceptación formal ocurrirá al final de cada fase de un proyecto. El acuerdo en esta etapa significa que hay una mayor probabilidad de que los entregables finales sean aceptados en la finalización de cada fase y al final del proyecto.
Alcance de control:
Una vez que se acuerda el alcance y se inicia el proyecto, es necesario controlar el alcance durante todo el proceso de entrega. Esto implica monitorear el trabajo durante el proyecto para asegurar que cumpla con el alcance acordado. Esto también implicará la gestión de las solicitudes de cambio del proyecto y el impacto que tendrán en la línea de base del alcance.
Controlar el alcance es esencial para evitar el deslizamiento del alcance. Sin un proceso formal de control de cambios implementado, los plazos y los costos pueden salirse de control rápidamente.
3. Gestión de horarios
La gestión del cronograma del proyecto es el proceso de tomar los paquetes de desglose del trabajo y aplicarles escalas de tiempo para determinar el tiempo que llevará completar el proyecto. Cada trabajo o tarea necesaria para completar el proyecto requiere una fecha de inicio, una fecha de finalización y una duración. En este punto, será necesario tener en cuenta las dependencias de las tareas para determinar la ruta crítica del proyecto.
La gestión del cronograma también incluye detalles sobre los procesos que se implementarán para monitorear y controlar el cronograma a lo largo de la vida del proyecto.
El cronograma del proyecto producido como resultado del proceso de gestión del cronograma es esencialmente el detalle de cómo el proyecto cumplirá con los entregables esperados del proyecto.
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Planificar la gestión del cronograma:
La gestión del cronograma del plan es el proceso que establece cómo se planificará, gestionará y controlará el cronograma del proyecto a lo largo del proyecto. Esto ofrece claridad sobre cómo se gestionará el cronograma. El resultado de este proceso es el Plan de gestión del cronograma del proyecto. El plan puede ser muy detallado o de alto nivel; esto depende del tamaño y la escala del proyecto y de las necesidades de las partes interesadas.
Definir actividades:
El proceso de definición de las actividades del proyecto proporciona al director del proyecto y al equipo una lista de todo lo que se necesitará para cumplir con los entregables acordados. El resultado será una lista de tareas de todo lo que se necesita hacer para completar el proyecto. Esto se hace tomando cada uno de los paquetes de trabajo de alto nivel y dividiéndolos en tareas individuales.
Actividades de secuencia:
Una vez que se ha definido la lista completa de actividades, deben organizarse en una secuencia de orden: qué se debe hacer primero y qué tareas dependen de que otros terminen antes de que puedan iniciarse.
Estimación de la duración de la actividad:
Con la secuenciación de actividades completa, las estimaciones de escalas de tiempo deben aplicarse a todas las actividades para poder construir el plan del proyecto. Cada tarea / actividad debe ser considerada por turno y aplicarles escalas de tiempo. Esto proporcionará una estimación de la duración total del proyecto.
Hay una serie de técnicas que se pueden utilizar para hacer esto. El Project Management Institute recomienda las siguientes técnicas posibles, pero esto se puede hacer de cualquier manera que se adapte al proyecto, su tamaño y la organización individual:
- Estimación análoga
- Estimación paramétrica
- Estimación de tres puntos
- Estimación de abajo hacia arriba
- Análisis de los datos
- Toma de decisiones
- Reuniones
Desarrollar horario:
Desarrollar un cronograma de proyecto es el proceso de construir el plan del proyecto real que se seguirá para entregar el proyecto y será la línea de base utilizada para propósitos de monitoreo y control. Para construir el cronograma, el gerente del proyecto considerará las actividades, la secuencia de actividades, las duraciones estimadas y los recursos que se requerirán y qué recursos están realmente disponibles.
Con toda esa información, se puede desarrollar el cronograma y se pueden producir el cronograma del proyecto y la línea de base. Esto también resaltará la ruta crítica del proyecto, esto resaltará las tareas y actividades que muestran la ruta más larga a través del proyecto.
Programa de control:
La fase del cronograma de control comienza una vez que el proyecto ha comenzado. Aquí es donde el director del proyecto supervisa el progreso del trabajo en comparación con la línea de base del proyecto original. A lo largo del proyecto, habrá actualizaciones sobre el desempeño del trabajo, así como cualquier revisión de los pronósticos del cronograma.
Todas las solicitudes de cambio también se gestionarán y la línea base del cronograma se actualizará en consecuencia para todas las solicitudes de cambio aprobadas.
4. Gestión de costos
El proceso de gestión de costos del proyecto implica la aplicación de estimaciones sobre todos los costos involucrados en el proyecto. Esto también incluirá planes sobre cómo se gestionarán y controlarán los costes a lo largo del proyecto.
La definición del alcance del proyecto es crucial para alimentar la gestión de costos; cuanto más preciso sea el alcance, más precisas serán las estimaciones de costos y el presupuesto.
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Planificar la gestión de costes:
Al planificar la gestión de costes, el director del proyecto describirá cómo se estimarán, presupuestarán, gestionarán, supervisarán y controlarán los costes. La planificación de costos considerará todos los costos potenciales involucrados en un proyecto, incluidos los recursos, materiales, herramientas y equipos.
El proceso de gestión de costos del plan detallará cuánto dinero se requerirá en cada fase del proyecto.
El resultado de este proceso será el Plan de Gestión de Costos.
Costo estimado:
Las estimaciones de costos del proyecto brindan al gerente del proyecto y a las partes interesadas una visión de cuáles serán los costos esperados del proyecto. Esto les permite acordar un presupuesto para el proyecto general. Para preparar la estimación de costos, se asignarán todos los recursos y el costo esperado. Esto incluye mano de obra, materiales, equipos, servicios e instalaciones. También se considerará la inflación y los costos asociados con el financiamiento del proyecto.
Hay una serie de técnicas de estimación que se pueden utilizar para este ejercicio y la forma en que se determinan las estimaciones de costos se guiará por la escala del proyecto y la organización involucrada. Algunas técnicas de estimación de costos son:
- Opinión de expertos
- Estimación análoga
- Estimación paramétrica
- Estimación de abajo hacia arriba
- Estimación de tres puntos
- Análisis de los datos
- Sistema de información de gestión de proyectos
- Toma de decisiones
- La estimación de costos precisa es una parte crucial de la planificación del proyecto para alimentar las aprobaciones presupuestarias. Puede encontrar más información sobre la estimación de costos en el blog: La guía definitiva para la estimación de proyectos.
Determine el presupuesto:
Los resultados de los ejercicios de estimación de costos determinarán el presupuesto general del proyecto. La línea de base del alcance del proyecto y el cronograma del proyecto también se incorporarán a este proceso. El presupuesto acordado para el proyecto se convertirá en la base para el control de costos del proyecto durante todo el proyecto. El presupuesto aprobado es la financiación para el proyecto y muestra lo que las partes interesadas han acordado y si la financiación se liberará en fases a medida que el proyecto avance o alcance hitos clave.
Costos de control:
El control de costos del proyecto es tan importante para un proyecto exitoso como completarlo a tiempo y dentro del alcance acordado. El proceso de control de costos implica realizar un seguimiento de todos los costos reales en comparación con el presupuesto acordado y la línea de base de costos del proyecto inicial.
Además de simplemente rastrear el gasto real contra la línea base de costos, el gerente de proyecto debe tener en cuenta los riesgos potenciales que afectarán los costos generales del proyecto. Cualquier aumento esperado en el presupuesto con respecto a lo que se acordó originalmente debe gestionarse para intentar que vuelva a estar en línea con el presupuesto acordado y al menos dentro de límites aceptables. Cualquier cambio significativo en el presupuesto acordado debe gestionarse mediante solicitudes de control de cambios y volver a confirmar la aprobación.
La gestión de los costos del proyecto debe realizarse para cada fase, para los componentes desglosados en la WBS y para el proyecto en general.
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5. Gestión de la calidad
El éxito de un proyecto dependerá en gran medida de la calidad de los bienes o servicios producidos y entregados una vez finalizado. Estos deben cumplir con la calidad esperada por las partes interesadas desde el principio. No importará si el proyecto se completa a tiempo y dentro del presupuesto si la calidad no está a la altura de lo que se esperaba y se acordó cuando se inició el proyecto.
La garantía y el control de la calidad deben continuar durante todo el proyecto para garantizar que se cumplan los estándares de calidad.
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Planificar la gestión de la calidad:
La gestión de la calidad del plan es el proceso mediante el cual el equipo medirá y gestionará la calidad a lo largo del proyecto.
La planificación de la calidad no se realiza de forma aislada, sino que se lleva a cabo junto con las otras actividades de planificación. Para determinar los estándares de calidad y cómo se gestionarán, el director del proyecto deberá considerar el alcance del proyecto, los recursos disponibles y el presupuesto del proyecto acordado. Todos estos elementos trabajan juntos al crear el plan del proyecto. Por ejemplo, cualquier cambio en el costo o el alcance tendrá un impacto en los entregables del proyecto y, en última instancia, en la calidad como resultado.
Durante la planificación, el director del proyecto y el equipo considerarán cómo probarán y medirán la calidad de los bienes o servicios a lo largo del ciclo de vida del proyecto para cumplir con las expectativas. La forma en que se realizarán estas pruebas se documentará como parte del proceso de planificación de la calidad.
El resultado de la planificación de la gestión de la calidad será el Plan de gestión de la calidad, que es un componente del Plan general de gestión del proyecto.
Gestionar la calidad:
La gestión de la calidad a lo largo de un proyecto es el proceso de llevar a cabo los procesos, pruebas y mediciones según lo establecido en el Plan de Gestión de la Calidad. En efecto, esto convierte el plan en actividades que se llevarán a cabo en varias etapas de ejecución.
Asegurar que se cumplan los estándares de calidad es responsabilidad de todos los involucrados en el proyecto.
Calidad de control:
La extensión de la gestión de la calidad es el control de la calidad. Este es el proceso de realización de las actividades de gestión de la calidad y registro de los resultados. Cuando no se cumplan las expectativas, habrá un proceso para plantear solicitudes de cambio y no conformidad para reelaboración y mejoras. Esto puede tener un impacto en los plazos y el presupuesto del proyecto.
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6. Gestión de recursos
La gestión de recursos del proyecto es el proceso de garantizar que existe un equipo para llevar a cabo las actividades necesarias para llevar a cabo las actividades del proyecto.
Al construir el plan del proyecto, el gerente del proyecto delinearía qué roles se requerirían dentro del equipo en un momento dado durante todo el proyecto. Sobre la base de estos se construiría el equipo del proyecto. Esto incluye determinar si los conjuntos de habilidades requeridos están disponibles y si se necesitarán nuevas contrataciones, ya sea por el término del proyecto o permanentemente y también si algún personal existente necesitará capacitación en algún área.
La gestión del equipo será continua durante todo el proyecto y es responsabilidad del director del proyecto. Necesitan monitorear a los miembros del equipo individualmente para asegurarse de que su trabajo se esté llevando a cabo según lo solicitado y si necesitan ayuda o capacitación. También deben asegurarse de que no haya problemas entre el equipo y que todos trabajen bien juntos para cumplir con los entregables del proyecto.
A veces, el equipo completo del proyecto no estará ubicado en la misma ubicación, la administración de recursos debe tener esto en cuenta y administrar cómo trabajarán los equipos remotos.
La gestión de recursos no se limita a los miembros del equipo del proyecto. El proceso de gestión de recursos cubre todos los recursos que serán necesarios: personas, materiales, servicios y equipos.
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Planificar la gestión de recursos:
La gestión de recursos del plan se llevará a cabo junto con las otras actividades de planificación del proyecto. Este proceso implica establecer quién será el equipo, cuándo se requerirá cada miembro del equipo y también cómo se administrarán a lo largo del proyecto.
El plan de recursos incluirá planes para el alquiler de material y equipo si es necesario y en qué punto del proyecto se necesitarán. Si el proyecto implica la construcción de algo, el plan de recursos incluirá planes para garantizar que los materiales necesarios estén en su lugar cuando sea necesario. No tiene sentido tener al miembro del equipo listo para realizar el trabajo si los materiales no están en su lugar para permitirle realizar el trabajo.
El proceso de gestión de recursos del plan producirá el Plan de gestión de recursos que forma parte del plan general de gestión del proyecto.
Estimar los recursos de la actividad:
La estimación de los recursos de la actividad es el proceso de cuantificar los recursos necesarios para completar las actividades individuales que entregarán el proyecto. La línea de base del alcance del proyecto se utilizará para determinar cuántas personas se necesitarán para ejecutar el proyecto, cuáles serán sus funciones, qué materiales se necesitarán y cuándo deberán estar disponibles, cualquier equipo que deba comprarse o contratarse. y cuándo deberá estar disponible.
Se puede completar una estructura de desglose de recursos para detallar mano de obra, materiales, equipos, etc. y mostrará las cantidades y luego los tiempos que se necesitarán durante todo el proyecto.
Adquirir recursos:
Una vez que se han calculado todos los recursos necesarios y se ha completado el plan de recursos, el director del proyecto puede pasar a adquirir realmente los recursos que se han identificado como necesarios.
Para las personas, esto será la asignación interna de personas a un proyecto o la contratación de nuevos empleados para realizar el trabajo requerido.
También habrá un proceso de adquisición de los recursos materiales y equipos necesarios. Esto implicará identificar de dónde se obtendrán. En organizaciones grandes, es probable que existan acuerdos de adquisición con proveedores preferidos para estos y en organizaciones más pequeñas podría depender del gerente del proyecto o de un miembro del equipo la fuente de dónde vendrán.
Al adquirir recursos, hay una serie de elementos de planificación del proyecto que deben tenerse en cuenta. El plan de gestión de recursos para determinar cuándo se necesitan las cosas y la línea base de costos para asegurarse de que los costos se controlen cuando se obtienen recursos externos.
Con todos los recursos en su lugar y un plan sobre cuándo se incorporarán los recursos a lo largo del proyecto, el trabajo puede comenzar.
Desarrollar equipo:
Un proyecto no será un éxito si el equipo del proyecto no trabaja bien en conjunto. La tarea de desarrollar el equipo recae en el director del proyecto, quien debe asegurarse de que todos sepan lo que se espera de ellos en términos de trabajo, incluida la calidad y los plazos.
Este proceso también debe garantizar que los miembros del equipo estén completamente capacitados en las tareas que se les pide que realicen y asegurarse de que reciban capacitación y ayuda cuando sea necesario.
Desafortunadamente, con la mejor voluntad del mundo, no todos los equipos se llevarán bien y el desarrollo del equipo implica asegurarse de que se aborden los problemas para garantizar que no afecten la moral y el éxito general del proyecto.
El desarrollo del equipo implicará establecer cómo trabajarán todos juntos durante el proyecto, esto es especialmente importante si el equipo está trabajando de forma remota.
Administrar equipo:
Una vez que se establece el equipo, se han establecido las reglas básicas sobre cómo trabajarán juntos y el proyecto ha comenzado, le corresponde al director del proyecto asegurarse de que el equipo se gestione de forma eficaz.
Esto implica monitorear el desempeño contra el plan y proporcionar retroalimentación para asegurar que el proyecto se mantenga en el plan.
La gestión de equipos significa poder facilitar el trabajo en equipo, la comunicación y la resolución de problemas cuando surgen. Se pueden establecer reglas básicas para reuniones, comunicación y toma de decisiones.
El proceso de solicitud de cambio del proyecto se incorporará a la gestión del equipo cuando el equipo necesite cambiar. Los miembros del equipo pueden cambiar a lo largo de un proyecto por varias razones: la persona es necesaria en otra parte de la empresa o que alguien abandona la organización. O esto podría surgir si el alcance del proyecto cambia y, como resultado, se requieren diferentes miembros del equipo.
Recursos de control:
Todas las áreas del proceso de gestión de proyectos requieren que se establezcan controles y la gestión de recursos no es diferente. Controlar los recursos en un proyecto implica asegurarse de que los recursos asignados, ya sean personas, materiales o equipos, estén disponibles cuando sea necesario y monitorear la realidad contra el plan. Al monitorear y controlar los recursos, el gerente de proyecto se asegura de que los recursos estén disponibles y se utilicen cuando se necesiten y se liberen cuando ya no se necesiten. Por ejemplo, no tiene sentido tener un equipo inactivo y aumentar los costos cuando ya no se necesita.
7. Gestión de comunicaciones
Todos los proyectos tienen un grupo de partes interesadas que deben mantenerse al día sobre el progreso del proyecto. La gestión de comunicaciones del proyecto es el proceso de asegurarse de que suceda de forma verbal, escrita, formal o informal.
Esto implica establecer y acordar cómo el director del proyecto y el equipo del proyecto se comunicarán con las partes interesadas y luego las actividades reales de comunicación y presentación de informes a lo largo del proyecto.
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Planificar la gestión de la comunicación:
Un plan de comunicaciones simple describirá:
- ¿Con quién se comunicará durante el proyecto, por ejemplo, las partes interesadas o un equipo de gestión?
- El tema de las comunicaciones, por ejemplo, informes de estado.
- Frecuencia y tiempos de las comunicaciones - por ejemplo, semanal o mensual o en fases específicas del proyecto y ¿estos informes estarán en un momento específico?
- ¿En qué formato estarán las comunicaciones? - por ejemplo, reuniones, presentaciones o informes escritos o una combinación de estos
Un plan de comunicación más detallado incluirá toda la información anterior y, además, establecerá los nombres de todas las partes interesadas, su área de responsabilidad en el proyecto y su información de contacto. Esto se desarrollará más para detallar cada uno de sus requisitos individuales de las comunicaciones, es decir, qué necesitan saber, en qué formato y cuándo.
El plan de comunicaciones del proyecto establecerá las pautas para comunicar e informar sobre las actividades a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Gestionar comunicaciones:
La gestión de las comunicaciones durante un proyecto es el proceso de tomar los requisitos del plan de comunicación y realizar las tareas necesarias para cumplir con esos requisitos. Esto implica recopilar toda la información necesaria y garantizar que la información se entregue a las personas adecuadas en el momento adecuado. Una buena manera de preparar el escenario para esto es con la reunión de inicio del proyecto, donde se pueden establecer y acordar las reglas básicas para la comunicación del proyecto.
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Además de las comunicaciones planificadas, esto también implicará el informe de cualquier solicitud de cambio o problema que surja en la entrega del proyecto, asegurando que cualquier problema se escale de manera oportuna y no se ignore hasta que se convierta en un problema mayor.
Supervisar las comunicaciones:
El proceso de comunicaciones también necesita controles establecidos y esto es simplemente para garantizar que se satisfagan las necesidades de cada parte interesada. Esto implica monitorear que todas las comunicaciones vayan a las personas adecuadas, en el momento adecuado y con la información requerida y relevante que necesitan.
Este proceso de monitoreo también asegura que la información que se comparte significa que las partes interesadas mantienen un interés en el proyecto y aún respaldan su existencia. Las comunicaciones efectivas del proyecto significan garantizar que la información correcta esté frente a las personas adecuadas en el momento adecuado.
Existen varios métodos para monitorear esto, que incluyen:
- Encuestas
- Ejercicios de lecciones aprendidas
- Observaciones de los miembros del equipo sobre la participación de las partes interesadas
- Reuniones retrospectivas
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8. Gestión de riesgos
La gestión del riesgo en un proyecto es esencial para garantizar que se hayan identificado, pensado, mitigado y planificado los posibles escenarios de problemas para asegurarse de que, si ocurren, hay un impacto mínimo en el proyecto.
Hay cinco áreas clave que deben abordarse en la gestión de riesgos:
- Identificar el riesgo
- Analiza el riesgo
- Evaluar o clasificar el riesgo
- Trate el riesgo
- Monitorear y revisar el riesgo
El proceso de gestión de riesgos está diseñado para reducir el riesgo de incertidumbre. Esto debe llevarse a cabo para aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto.
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Planificar la gestión de riesgos:
Planificar la gestión de riesgos describe el enfoque que adoptará el equipo del proyecto para la gestión de riesgos. Esto es proporcional al tamaño y la escala del proyecto y describirá las técnicas que se utilizarán para identificar, mitigar y gestionar el riesgo del proyecto. El enfoque y la actitud ante el riesgo vendrán determinados por el tamaño del proyecto, el enfoque de la organización al riesgo y la importancia del proyecto para la organización. Por ejemplo, un proyecto crucial tendrá un enfoque más detallado del riesgo.
El resultado de la planificación será el plan de gestión de riesgos que describirá la estrategia de riesgos, las funciones y responsabilidades del equipo de gestión de riesgos y los costos asociados con la gestión de riesgos.
El plan también incluirá el registro de riesgos, cómo se informará la gestión de riesgos y cómo se monitoreará y rastreará durante todo el proyecto.
Una buena herramienta para utilizar durante este proceso es nuestro Mapa Mental de Gestión de Bandera Roja:
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Identificar riesgos:
Antes de que pueda comenzar la gestión de riesgos, es necesario identificar los riesgos potenciales. Esto implica la aportación de cualquier persona que pueda tener conocimiento de los riesgos potenciales para los elementos del trabajo o las fases del proyecto, así como los entregables generales del proyecto.
Hay una serie de herramientas y técnicas que se pueden utilizar para identificar y analizar una lista de riesgos potenciales.
Para la recopilación de datos, estos incluyen:
- Entrevistas
- Lluvia de ideas
- Listas de verificación
A continuación, los resultados se pueden analizar mediante:
- Análisis de raíz de la causa
- Asunción y
- análisis de restricciones
- análisis FODA
- Análisis de documentos
La identificación de riesgos debe realizarse al principio del proyecto para garantizar que se puedan llevar a cabo las actividades de gestión de riesgos.
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Realice un análisis de riesgo cualitativo:
Un análisis de riesgo cualitativo tomará un riesgo específico y profundizará en él para un análisis más detallado, evaluando la probabilidad de ocurrencia contra el impacto general en el proyecto si el riesgo ocurriera. El impacto de la ocurrencia de un riesgo generalmente afectará a algunos o todos los elementos del proyecto: cronograma, presupuesto, recursos, entregables, costos, calidad, alcance y desempeño.
Durante el análisis de riesgo cualitativo, se identificará un propietario del riesgo y se le asignará a cada riesgo; esta persona es responsable de preparar la respuesta al riesgo.
Realice un análisis de riesgo cuantitativo:
El análisis de riesgo cuantitativo es un análisis más profundo de los riesgos de mayor prioridad y asigna una calificación numérica o cuantitativa al riesgo para desarrollar una probabilidad de que ocurra el riesgo y el impacto que tendrá en el proyecto. No todos los proyectos implicarán un análisis de riesgo cuantitativo, ya que este tipo de análisis depende de la disponibilidad de datos de calidad sobre los riesgos individuales.
Planifique las respuestas a los riesgos:
La planificación de las respuestas al riesgo es el proceso de detallar cuál sería la respuesta a cada riesgo individual si el evento ocurriera. Las respuestas al riesgo están diseñadas para minimizar la amenaza o el impacto en el proyecto si se produce el riesgo.
Las respuestas al riesgo se pueden clasificar como:
- Escalar: cuando el equipo del proyecto no pueda gestionar el riesgo, se escalará a un nivel superior oa otro departamento.
- Evitar: la respuesta detalla cómo eliminar la causa.
- Transferencia: se puede considerar que algunos riesgos son responsabilidad de un tercero y, como tal, no pueden ser gestionados por el equipo del proyecto.
- Mitigar: el equipo puso en marcha medidas para minimizar el impacto del riesgo.
- Aceptar: aceptación significa que el equipo ha decidido que no puede implementar planes de mitigación con anticipación, pero si el riesgo se presenta, tendrán planes de contingencia para gestionar el impacto. Si se acepta un riesgo, debe comunicarse a todas las partes interesadas.
Implementar respuestas al riesgo:
Una vez que se acuerdan los planes de respuesta al riesgo, se implementan. Es importante asegurarse de que esta etapa ocurra con las tareas y actividades implementadas para administrar este proceso. Con demasiada frecuencia, los equipos de proyecto se toman el tiempo para hacer todo el trabajo de planificación del riesgo, identificando y analizando el riesgo y detallando las respuestas al riesgo en el registro de riesgos solo para no llevar a cabo realmente ninguna de las actividades necesarias para garantizar que los riesgos no se presenten. t impacto en el proyecto.
Monitorear los riesgos:
El proceso de seguimiento de los riesgos es garantizar que las respuestas a los riesgos que se identificaron se implementen en todo el proyecto.
Esto también incluye asegurarse de que los nuevos riesgos identificados durante el proyecto también se gestionen de la misma manera y que la gestión de riesgos que se ha llevado a cabo e implementada sea eficaz y no necesite ser revisada y mejorada a medida que avanza el proyecto.
El monitoreo de riesgos es el proceso de asegurar que los controles que se han implementado sean efectivos y tomar la acción correctiva si no están funcionando.
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9. Gestión de adquisiciones
La gestión de adquisiciones del proyecto es el proceso de cómo se gestionarán las compras para recursos externos durante todo el proyecto. Esto incluirá la documentación de cualquier proceso de compra que ya esté implementado y que se seguirá o cualquier acuerdo de contrato o proveedor que esté vigente y que se seguirá durante todo el proyecto. Esto también detallará quién está autorizado para realizar y aprobar las compras y cómo se gestionarán y controlarán durante el proyecto.
Planificar la gestión de adquisiciones:
La planificación de la gestión de adquisiciones es el detalle de lo que se ha acordado / aprobado comprar y el proceso de cómo sucederá, incluido qué comprar y cuándo será necesario. Esto incluirá una lista de proveedores potenciales y detalles sobre los acuerdos con los proveedores. El cronograma del proyecto se incorporará al proceso de adquisiciones para orientar qué se requiere y cuándo.
Los roles y responsabilidades en términos de adquisiciones se describirán como parte de este plan. El nivel de experiencia en adquisiciones requerido dependerá de la escala del proyecto. En equipos más pequeños, es probable que las adquisiciones sean manejadas por uno de los miembros del equipo y los proyectos y organizaciones de mayor escala generalmente tendrán un departamento de compras y asignarán a alguien al equipo del proyecto de ese departamento para administrar el proceso de adquisiciones del proyecto.
Quien sea responsable del proceso de adquisiciones gestionará proveedores, acuerdos y negociaciones de contratos.
El resultado del proceso de adquisiciones del plan es el Plan de gestión de adquisiciones.
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Realizar adquisiciones:
La realización de adquisiciones es el acto real de conseguir un proveedor y realizar el pedido. Esto podría ser tan simple como seleccionar un proveedor de una lista preferida y realizar un pedido o un proceso completo de solicitar cogollos de varios proveedores, evaluar la respuesta y seleccionar con quién realizar el pedido.
Adquisiciones de control:
De acuerdo con el control de costos, el proceso de adquisiciones debe controlarse y monitorearse durante todo el proyecto.
Este proceso implica monitorear que los acuerdos con los proveedores se cumplan en línea con los contratos, que los bienes y servicios se entreguen cuando se acuerde y que la calidad de lo recibido cumpla con los términos del acuerdo. Las revisiones del desempeño de todos estos elementos deben ser un proceso continuo durante la ejecución del proyecto.
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10. Gestión de partes interesadas
La gestión de las partes interesadas es una parte importante de cualquier proyecto. Este proceso implica la identificación de personas, grupos y organizaciones que se verán afectados por la entrega del proyecto. Esto va más allá para garantizar que, una vez identificados, los interesados sigan participando en el proyecto durante todo su ciclo de vida; esto significa asegurarse de que se mantengan actualizados sobre el progreso y los hitos / fases clave del proyecto y que se incluyan en la toma de decisiones en todo momento. La gestión de las expectativas de las partes interesadas es un papel fundamental para el director del proyecto.
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Identificar a las partes interesadas:
El primer paso en la gestión de las partes interesadas es identificar quiénes son las partes interesadas. Al hacerlo, el gerente del proyecto compila una lista de personas, su función, su interés en el proyecto, el impacto que los entregables del proyecto tendrán en ellos y describe su enfoque para comunicarse con ellos y mantener su interés y compromiso durante todo el proyecto.
Los interesados tendrán distintos grados de influencia sobre el resultado del proyecto y también tendrán diferentes niveles de interés o estarán más interesados en determinadas fases del proyecto, esto debe tenerse en cuenta al identificar a los interesados.
A partir de esto, se producirá un registro de partes interesadas.
Planificar la participación de las partes interesadas:
El primer paso en la gestión de las partes interesadas es identificar quiénes son las partes interesadas. Al hacerlo, el gerente del proyecto compila una lista de personas, su función, su interés en el proyecto, el impacto que los entregables del proyecto tendrán en ellos y describe su enfoque para comunicarse con ellos y mantener su interés y compromiso durante todo el proyecto.
Los interesados tendrán distintos grados de influencia sobre el resultado del proyecto y también tendrán diferentes niveles de interés o estarán más interesados en determinadas fases del proyecto, esto debe tenerse en cuenta al identificar a los interesados.
A partir de esto, se producirá un registro de partes interesadas.
Gestionar la participación de las partes interesadas:
Una vez identificadas, las partes interesadas deben gestionarse durante todo el proyecto. Este proceso garantiza que el plan de participación de las partes interesadas se esté implementando como se describe.
En este punto, el gerente del proyecto es responsable de garantizar que las comunicaciones continúen según lo planeado y que las expectativas se estén gestionando. Las habilidades clave en este punto incluyen ser capaz de comunicarse claramente, manejar cualquier conflicto que surja y negociar cualquier cambio en las expectativas a medida que avanza el proyecto.
Este proceso se trata de asegurarse de que las partes interesadas sigan participando en el proyecto y que sus expectativas sobre los entregables no hayan cambiado con respecto a los acuerdos originales de alcance, costo y cronograma.
Monitorear la participación de las partes interesadas:
Monitorear la participación de las partes interesadas es el proceso de asegurarse de que el plan de participación de las partes interesadas sea eficaz en términos de comunicación y mantener la participación de las partes interesadas. De no ser así, se procederá a la modificación del plan para adecuarlo a lo que se requiera.
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Resumen
La Guía del PMI PMBOK, sexta edición, proporciona un marco para la gestión de cualquier proyecto, independientemente de su tamaño. En MindGenius, tomamos la Guía del PMBOK y preparamos algunas plantillas para ayudarlo con cada elemento de la guía. Estos se pueden descargar a lo largo de nuestra guía.
Además de este marco para la gestión de proyectos, hay una serie de metodologías de gestión de proyectos que se pueden seguir. Cada uno tiene sus propios méritos y cuál elegir depende de la organización, del proyecto en sí y de lo que se adapte a la forma de trabajar del equipo del proyecto.
La siguiente sección de nuestra guía los analizará con más detalle.
